La visioconférence est la meilleure solution pour organiser, maintenir des réunions professionnelles et rester en contact avec son groupe de travail ou client. Cependant, avant ce rendez-vous à distance, il est important que chacun soit au mieux de sa forme. 

Que vous ayez une discussion en tête-à-tête ou un appel vidéo à plusieurs, voici quelques astuces qui vous mettront à l'aise lorsque vous serez devant la caméra. Action !

1. Vérifiez votre éclairage

L'une des 1ères choses à régler est l’éclairage. L'emplacement de la source de lumière est essentiel ; elle doit ni être derrière vous (sinon vous ne serez qu’une silhouette) ni sur le côté (sinon l’autre côté de votre visage sera dans le noir).

Votre éclairage (fenêtre ou lumière artificielle) doit alors être devant vous, afin que votre visage soit clairement visible.

Si vous n'êtes pas satisfait de votre apparence, alors utilisez une seconde source de lumière sur le côté, de préférence avec une ampoule douce pour pallier aux ombres. Une lampe de bureau fait très bien l’affaire.

Si vous êtes dans un bureau avec un éclairage au plafond alors c’est parfait, mais s’il projette des ombres fortes, éteignez-le et ayez recours à un autre éclairage à la place.

2. Vérifiez votre audio

Lors d’une visioconférence, vous souhaitez (ou pas) être vu et être clairement entendu. Si vous êtes dans une pièce calme, vous pouvez utiliser le microphone de votre ordinateur portable.

Le mieux serait d’avoir recours à un micro externe assez proche de votre visage et bouche. Des écouteurs filaires ou un casque équipés d’un micro devraient aussi faire le travail.

3. Ni trop près, ni trop loin

N'oubliez pas que vous êtes au centre de la conversation, votre audience souhaite donc vous voir nettement afin d’avoir l'impression de vous parler directement.

Positionnez-vous de manière à ce que l'on puisse vous voir des épaules à la tête, ou de la taille à la tête.

4. Gardez votre caméra à hauteur des yeux

Pour garder l’attention de votre interlocuteur, mais aussi le convaincre, le persuader..., maintenir un contact avec les yeux est très important. Cela maintient une connexion. Il est donc primordial que votre webcam soit à hauteur des yeux.

Pour se faire, vous pouvez surélever votre ordinateur portable. Dans le cas, où vous utilisez une caméra externe, celle‑ci doit être aussi proche que possible de votre écran.

Puis, l’astuce est de regarder la caméra quand vous parlez.

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, car naturellement nos yeux se dirigent sur l'écran de l'ordinateur, en regardant la caméra, vous aurez l'impression de rencontrer les yeux de votre interlocuteur. 

Si vous êtes mal à l'aise, alors placez l'écran et la caméra au niveau de vos yeux.

La meilleure manière de tester votre installation est de démarrer votre application vidéo et de prendre une capture d'écran. Ainsi, vous aurez une idée de ce que vos collègues ou clients, voient de vous.

5. Un environnement simple

Essayez d’avoir un environnement net, le moins encombré possible ; Vous ne souhaitez pas qu’il soit complètement vide ni surchargé de dossiers ou gadgets sur le bureau.

Avoir des photos visibles derrière vous, par exemple, pourraient distraire votre interlocuteur.

6. Ne vous inquiétez pas pour le maquillage

Oui, les présentateurs TV se maquillent pour être parfait sous de forts éclairages, mais cela ne s'applique pas aux visioconférences quotidiennes. Un maquillage simple suffit amplement.

Si vous avez un peu chaud, ou êtes nerveuse, épongez votre visage avec un tissu doux pour réduire la brillance.

7. Toute tenue fera l’affaire

Une tenue simple suffit, cependant nous vous conseillons d’éviter les rayures et les motifs à carreaux car ils peuvent créer un effet moiré (ondulations) à l’image.

Si vous le pouvez, abstenez vous de porter des vêtements d’un blanc brillant ou d’un noir profond, en effet de nombreuses webcams ont des réglages d'exposition automatiques et s'adaptent à ces couleurs.

Par conséquent, le port d'une chemise/top au blanc éclatant risque se “stopper” la mise au point de tout ce qui l'entoure. L’image sera plus sombre et moins claire et inversement une chemise/top noir peut rendre l'environnement trop lumineux. 

8. Une chaise ou un fauteuil confortable

Asseyez‑vous sur une chaise ou un fauteuil confortable, vous resterez ainsi en place. Vous ne souhaitez pas gesticuler pendant une réunion à distance et être incommodé.

9. Tenez‑vous prêt

Si vous êtes novice en matière de visioconférence, installez l’éclairage et le son, et une fois que vous êtes satisfait, appelez un ami pour savoir comment les choses se présentent de l'autre côté.

Il est toujours préférable qu’un ami se plaigne de la mauvaise qualité audio qu’un collègue ou un client important.

Prévoyez‑vous de faire beaucoup de réunions vidéo à distance ? Préparez un "kit vidéo" qui peut être installé en quelques minutes.

Si vous recevez un appel soudain d'un collègue pour une réunion d'urgence sur Skype, vous n'avez pas à vous demander si votre installation fonctionne. Il vous suffira d’allumer votre caméra, votre lampe de bureau, de mettre vos écouteurs et d'accrocher une pancarte "Ne pas déranger" à la porte de votre bureau maison.

10. Prêt ? Vidéoconférencez !

À présent, soyez vous‑même et ayez confiance.