Avec son application Docs, Google offre l'une des meilleures solutions de traitements de texte sur le marché. Il est réactif, intégré dans le cloud et doté de fonctions avancées.

Malgré tout, elle peut être compliquée à comprendre et à exploiter, alors pour vous faciliter la tâche nous avons regroupé 13 conseils pour une utilisation optimale.

Ajouter une signature électronique

Les signatures électroniques sont idéales pour ajouter une touche personnelle à vos documents.

Grâce à cela vous ne perdrez plus de temps à les imprimer, les signer, à les numériser et à les envoyer par mail.

Allez dans l'onglet Insertion, sélectionnez Dessin Trait (à droite de la Flèche), dans le menu déroulant cliquez sur Dessin à main levé, enfin dessinez votre signature.

Remplacement automatique

Le remplacement automatique est une fonction très pratique et qui vous fait gagner du temps. Pour cela, à partir de Google Docs, allez dans OutilsPréférences.

Dans la fenêtre pop-up qui apparaît, assurez-vous que l’option Remplacement automatique est cochée.

Dans le champs sous Remplacer, tapez votre mot à remplacer, par exemple “nme” et le mot remplaçant sous le champs Par, nous avons choisi “bonjour”.

De retour sur votre document, tapez nme, appuyez sur la barre d'espace. Vous devriez voir apparaître automatiquement "Bonjour".

Réduire la taille des barres de menu

Pour gagner plus d'espace sur votre document de traitement de texte, votre formulaire, votre feuille de calcul ou présentation, appuyez simultanément sur Ctrl + Shift (sous Maj) + F.

Vous devrez le définir pour chaque nouveau fichier car ce n’est pas automatique.

Si vous voulez profiter d’encore plus d'espace, visualisez vos documents en plein écran, Afficher Plein Écran. Ainsi, tous vos menus et barres d'outils Google Docs seront masqués.

Ajouter des signets

Si vous écrivez un document assez long, peut-être voudriez-vous le diviser en sections pour faciliter sa lecture.

Cliquez sur Insertion, puis sur Signet pour créer le signet, puis insérez le lien lorsque vous y êtes invité.

Afficher les fichiers texte

Si vous avez pour habitude d’utiliser un autre programme de traitement de texte, il se peut que les fichiers créés sur ces logiciels ne s'affichent pas dans Google Docs.

Si tel est le cas, alors avant d’ouvrir un fichier texte dans Google Documents, faites un clic-droit sur votre fichier et sélectionnez Renommer. Ensuite, ajoutez l'extension au nom de fichier .txt à la fin.

Maintenant, vous n'aurez plus aucun problème à lire votre document dans Google Docs.

Dicter un texte

Google a développé la saisie vocale pour Google Docs, elle permet aux utilisateurs d'écrire et de modifier du texte à l'aide de commandes vocales.

Pour utiliser cette fonction, allez dans Outils puis Saisie vocale


Par exemple, dites “surligner [mot]”, puis “supprimer” pour effacer ce même mot.

Qui a modifié le document ?

Google Docs vous permet de voir quel collègue a apporté des modifications.

Pour commencer, cliquez sur FichierHistorique des versions → Afficher l’historique des versions.

Une barre latérale affichera toutes les modifications récentes apportées au document. Chaque couleur correspond à une personne ayant édité le document.

Marquer votre collègue dans un commentaire

Si vous collaborez avec plusieurs personnes sur Google Docs, sachez que vous pouvez rédiger un commentaire et identifier une ou plusieurs personnes. Cela signifie qu'ils recevront une notification par email à partir de laquelle ils pourront répondre à votre commentaire.

Surlignez votre texte et cliquez sur l'icône “+”. Dans la zone de commentaire, entrez + et sélectionnez votre collaborateur dans la liste qui s’affiche, puis ajoutez votre commentaire.

Désactiver les notifications

Pour ne plus recevoir de notifications, ouvrez le document, cliquez sur l’Historique des Commentaires en haut à droite de l'écran (trois traits dans une bulle), puis sélectionnez Notifications, enfin cochez Désactivées.

Recherche d'options supplémentaires

Dans Google Docs, il y a plus d'options de menu qu'il n'y paraît.

Ouvrez un document, maintenez les touches Alt et la touche / enfoncées, et ce raccourci affichera l'option Rechercher dans les menus.

Tapez n'importe quelle fonctionnalité que vous avez utilisée dans une autre application de traitement de texte, vous la trouverez probablement ici.

Ajouter des images rapidement

Si vous possédez les version récente de Chrome, FireFox, Internet Explorer ou encore de Safari, sachez qu’avec Google Docs vous pouvez insérer des images rien qu’en les glissant d’un document à l’autre.

Rien de plus simple !

Google Docs sans internet

Google Docs propose la création et l'édition hors ligne pour tous ses utilisateurs, grâce à la fonction Hors connexion. Dès qu’une connexion internet est rétablie, Docs synchronise et met à jour automatiquement ces fichiers.

Sur la page d'accueil Google Docs, cliquez sur l’icône représentant trois lignes horizontales, à gauche en haut de la page → Paramètres → activez Hors Connexion.

Partager des fichiers par le Cloud

Partager des fichiers entre Google Docs, Dropbox ou OneDrive peut vite devenir une tâche pénible.

Une meilleure alternative existe, c’est le logiciel Otixo (anglais), il permet de gérer plusieurs fichiers Cloud à un seul endroit et de les transférer sans rien avoir à télécharger sur votre PC.

Otixo est gratuit jusqu'à 2 Go de bande passante par mois et coûte environ 8,74 € (10 $),  avec un accès illimité pour transférer et gérer vos fichiers en ligne.

Une fois inscrit, commencez par cliquer sur My Cloud Services (Mes services Cloud) et sélectionnez les comptes que vous souhaitez ajouter.

Ensuite, il vous suffit de glisser-déposer des fichiers entre Google Documents et Dropbox, par exemple.

Avec Oxio, convertissez également  des documents enregistrés au format natif Google Docs en fichiers.doc lorsque vous devez les déplacer de Google Docs vers Dropbox, ou un autre service.